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沈陽師范大學學生檔案管理辦法
發布人:系統管理員  發布時間:2014-09-13   瀏覽次數:1846

沈陽師范大學學生檔案管理辦法

為進一步做好我校學生檔案管理工作,使學生檔案材料能更準確地反映學生在校期間的政治思想广西十一选五-欢迎您、品德作風、學識水平等狀況,及時有效地為國家和社會選拔優秀人才广西十一选五-欢迎您,為社會主義現代化建設服務,使我校學生檔案管理更加規范化、制度化、科學化,根據《中華人民共和國檔案法》,結合我校具體情況,特制定本辦法。

一、學生檔案管理工作總體要求

1. 學生檔案管理工作本著為培養人才服務,為經濟建設服務,為人事工作服務的原則广西十一选五-欢迎您,堅持維護事實性和完整性的工作方針,實行統一管理,嚴密保管的辦法。

2. 學生檔案管理工作實行學校統一領導,學院分級管理的原則。學院負責具體管理國家計劃招收的本广西十一选五-欢迎您、尮阄魇谎∥?欢迎您?茖W生檔案,學生檔案日常管理工作由學生所在學院主管學生工作領導全面負責广西十一选五-欢迎您,學生處對學院的學生檔案工作實行監督和指導广西十一选五-欢迎您。

3. 檔案管理工作,要求做到安全、保密、系統、完備。特殊情況需查閱使用檔案,要嚴格辦理查閱登記手續。

二、學生檔案管理工作人員職責

1. 熱愛本職工作广西十一选五-欢迎您,認真、細致广西十一选五-欢迎您、公道广西十一选五-欢迎您、正派,堅持原則,不徇私情广西十一选五-欢迎您;

2. 遵守保密制度,不得擅自將檔案帶出檔案室,不得向外人透漏檔案內容广西十一选五-欢迎您,確保檔案室安全广西十一选五-欢迎您;    

3. 接收新生檔案广西十一选五-欢迎您,配合有關部門做好新生資格審查工作广西十一选五-欢迎您广西十一选五-欢迎您;    

4. 做好學籍變動學生檔案的調整和處理;    

5. 及時提供符合規定的檔案查閱工作;    

6. 負責畢業生檔案材料的整理、審查、歸檔和轉遞工作广西十一选五-欢迎您;    

7. 積極開展科研工作广西十一选五-欢迎您,逐步實現檔案管理科學化和現代化。    

三、歸檔材料收集的范圍及要求

學生檔案材料的收集工作直接關系到人事檔案的完整性和學生的切身利益。為了適應國家人事工作的需要广西十一选五-欢迎您,學生檔案除招生錄取時已有的原始檔案材料外,在校期間學生檔案應不斷充實以下內容:

(一) 歸檔材料的主要內容:

1. 高考考生檔案(各學院提供)广西十一选五-欢迎您;

2. 學生入學登記表(各學院提供);

3. 普通高等學校畢業生登記表(學生處提供)广西十一选五-欢迎您广西十一选五-欢迎您;

4. 畢業生就業報到證存根(招就處提供);

5. 學生在校學習期間歷年學習成績單(教務處提供);

6. 學位申請書(教務處提供);

7. 體檢表(校醫院提供);

8. 軍訓登記表(各學院提供);

9. 畢業生實習鑒定(各學院提供);

10. 學生加入中國共產黨广西十一选五-欢迎您、共青團的材料(組織部、團委提供);

11. 獎學金審批表(各學院提供)广西十一选五-欢迎您;

12. 學生在校期間獲得國家級、省部級和校級各類獎勵、表彰所形成的材料及登記表(各學院提供)广西十一选五-欢迎您;

13. 學生在校期間受到的處分材料(各學院提供);

14. 教師資格認定申請表(教師發展學院提供、師范類學生必須持有);

15. 關于協助沈陽師范大學助學貸款畢業生還款的委托函(學生處提供)广西十一选五-欢迎您;

16. 其他可供組織參考的有保存價值的歸檔材料(各學院提供)。

(二)歸檔要求

1. 入檔材料必須是辦理完畢的正式材料,相關職能部門在轉交入檔材料時,必須要有嚴格的轉交手續。

2. 檔案材料必須完整、齊全、真實、文字清晰、對象明確,由承辦部門蓋章,注明形成材料的時間。

3. 手續必須完備。凡材料規定由組織審查蓋章的广西十一选五-欢迎您,必須加蓋公章;個人文字材料必須有本人簽字。

4. 裝入學生檔案的各類材料只能用碳素墨水、藍黑墨水或黑色簽字筆書寫。

5. 學院日常檔案管理工作應及時掌握形成學生人事檔案材料的信息建立聯系制度广西十一选五-欢迎您,及時充實新收集形成的學生檔案材料。學生畢業時,各學院將形成的學生檔案完整材料,按學生處規定時間將學生檔案有關材料整理完畢后,統一派送广西十一选五-欢迎您。

四、檔案的轉遞

1. 學生轉學、退學、出國、未報到或死亡后,其檔案按以下規定辦理:

①轉學的學生檔案按學生轉入的學校轉寄。

②保留學籍出國在協議期滿后未辦理復學手續广西十一选五-欢迎您、開除學籍、退學、死亡等學生檔案及當年未報到的新生檔案广西十一选五-欢迎您,轉回生源地招辦。    

2. 學生學籍在校內變動檔案的轉遞:

①學生所在的原來學院應及時將學生學籍在校內變動情況告知學生處,以便將其檔案轉入學生所轉入的學院。

②轉出轉入的學生檔案材料必須完整齊全广西十一选五-欢迎您,嚴禁扣留材料或分批轉出轉入广西十一选五-欢迎您。                    

3. 應屆畢業生學生檔案派送辦法:

①建立嚴格的學生歸檔制度。學生歸檔工作于每年的六月中旬開始,主要由各學院主管學生工作領導及主管檔案工作的負責人負責。畢業生學生檔案材料整理充分后,主要負責人需標明具體歸檔的材料明細,粘貼項目明細,在檔案袋上簽字广西十一选五-欢迎您,并建立檔案派送編制表及分類匯總表。檔案派送編制表具體內容包括:序號广西十一选五-欢迎您、檔案編號、學生姓名广西十一选五-欢迎您、專業、派遣(用人)單位部門詳細地址(含郵編)、學生本人簽字广西十一选五-欢迎您、聯系方式等內容。各學院主管檔案工作的負責人需在檔案派送編制表上對已歸檔完全的學生檔案進行信息登記并簽字確認。同時,負責人應指導畢業生準確核實就業派遣的詳細地址广西十一选五-欢迎您,確保檔案能夠順利派送广西十一选五-欢迎您,簽字確認广西十一选五-欢迎您广西十一选五-欢迎您。任何人不得私自代填广西十一选五-欢迎您,對于沒有經學生本人準確核實而私自簽字確認而影響檔案的正常派送的情況,追究部門負責人責任广西十一选五-欢迎您;對于因學生本人的核實不準確而造成影響不能正常派送的情況,歸屬學生本人責任广西十一选五-欢迎您广西十一选五-欢迎您。

②學生檔案在學生畢業離校時由學校統一組織派送,并移交相關就業部門。

③對于延長學制或其它原因不能正常畢業的畢業生檔案由各學院做存檔保存,暫不予派送广西十一选五-欢迎您。

④學生檔案的轉交工作于七月初進行。各學院需上報檔案派送編制表及分類匯總表(每式電子檔1份;文本檔2份),以此為主要信息依據進行檔案的轉接广西十一选五-欢迎您。

⑤學生檔案的轉交與派送采取分類匯總的方法。

應屆畢業生檔案工作采取統一派送的方式,派送的依據以各學院統計呈報的應屆畢業生檔案派送編制總表及分類匯總表詳細信息執行。各學院主管檔案工作負責人應充分做好檔案的歸檔、分類、匯總广西十一选五-欢迎您、統計及核對工作,確保檔案派送順利進行广西十一选五-欢迎您。

五广西十一选五-欢迎您、檔案的查閱方法

1. 學生檔案原則上只能查閱不能外借。因考察任用學生干部、新生復查广西十一选五-欢迎您、學籍變動广西十一选五-欢迎您、組織發展、推薦就業、起草獎懲文件广西十一选五-欢迎您、寫亡故人員生平介紹等工作需要广西十一选五-欢迎您,可以查閱學生檔案广西十一选五-欢迎您。其他需要或校外單位因公需要查閱學生檔案的,經學校檔案管理部門批準,可根據需要提供部分或全部檔案材料。    

2. 畢業生檔案一般應由學生所在學院(部)行政辦公室老師查閱,如確系工作需要,校內其他黨政部門也可查閱广西十一选五-欢迎您。其他人未經批準不得私自查閱、借閱學生檔案。    

3. 學校以外單位需要查閱畢業生檔案時,須持有單位所在地縣、團級以上組織、人事部門查閱檔案介紹信,經主管領導同意后方可查閱广西十一选五-欢迎您。

六、紀律要求

1. 查借閱檔案,必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定广西十一选五-欢迎您,嚴禁涂改、圈劃、批注、抽取、撤換檔案材料。未經批準不得擅自拍攝、復制檔案內容广西十一选五-欢迎您。     

2. 查閱者不得泄露或擅自向外公布檔案內容,因工作需要須摘記檔案內容時,應經主管部門同意。摘記材料要妥善保管,不得私自存放。    

3. 任何單位或個人無權截留或扣發畢業生檔案。     

4. 對利用職權違反檔案管理工作要求的人員,由其主管部門責令改正,情節嚴重構成犯罪的广西十一选五-欢迎您,依法追究其刑事責任广西十一选五-欢迎您。

5. 本規定解釋權歸學生處。

 
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